Toutes les candidatures ne passent pas par un formulaire. Les petites structures, les cabinets de recrutement, les annonces publiées sur un site sans espace candidat renvoient encore vers une adresse mail.
Le mail est alors la candidature entière : c’est lui qui décide si les pièces jointes seront ouvertes. Et il obéit à des règles différentes de celles de la lettre de motivation, ce qui explique la plupart des maladresses.
Le corps du mail est-il une lettre de motivation ?
Non, et les confondre produit les deux erreurs les plus fréquentes.
Première erreur : coller la lettre complète dans le corps, puis la joindre aussi en PDF. Le recruteur lit deux fois la même chose, et la seconde lecture n’apporte rien.
Seconde erreur : un corps réduit à « Veuillez trouver ci-joint ma candidature. Cordialement. » Le message ne dit rien, et la décision d’ouvrir la pièce jointe se prend alors sans aucun élément.
Le corps du mail est une porte d’entrée. Il doit donner assez pour donner envie d’ouvrir le CV, et pas assez pour dispenser de l’ouvrir.
Que faut-il écrire, concrètement ?
Quatre éléments, dans cet ordre, en cinq à huit lignes.
- Le poste et sa référence. Un recruteur suit plusieurs recrutements en parallèle ; sans cette ligne, il doit deviner.
- Deux phrases sur ce qui te rend pertinent, tirées de l’annonce et non de ton parcours en général. C’est le seul endroit du mail qui ne peut pas être recopié d’une candidature à l’autre.
- La mention des pièces jointes, en les nommant : CV, lettre, portfolio.
- Une phrase de disponibilité, pour l’entretien et pour la prise de poste quand le délai est long.
Voici la forme que cela prend :
Bonjour,
Je vous adresse ma candidature au poste de chargé de communication (réf. 2451), publié sur votre site.
Vous cherchez quelqu’un pour reprendre la communication interne après une fusion : j’ai mené ce travail pendant deux ans chez [entreprise], sur un périmètre de trois cents salariés répartis sur deux sites.
Vous trouverez ci-joint mon CV et ma lettre de motivation. Je suis disponible pour un entretien à votre convenance, et à partir du 1er octobre pour une prise de poste.
Bien cordialement, Camille Ferrand
Comment écrire l’objet du mail ?
L’objet sert à deux choses : être retrouvé dans une recherche, et être classé sans être ouvert. Il doit donc contenir les mots que le recruteur taperait.
La forme qui remplit ces deux fonctions : intitulé du poste, référence, nom.
Candidature - Chargé de communication (réf. 2451) - Camille Ferrand
À éviter : « Candidature » seul, qui ne distingue rien dans une boîte qui en reçoit trente ; « Ma candidature », qui suppose que le destinataire sait qui tu es ; et tout objet en majuscules, qui déclenche parfois les filtres antispam.
Comment nommer les pièces jointes ?
Avec ton nom, parce que le fichier sera enregistré dans un dossier qui contient déjà cinquante CV.
CV-Camille-Ferrand.pdf Lettre-Camille-Ferrand-Charge-communication.pdf
Un fichier nommé cv-final-v3.pdf ou Document sans titre.pdf se perd, et
laisse l’impression d’un envoi expédié.
Trois points techniques comptent autant que le nom :
- Le PDF plutôt que le format de traitement de texte, qui s’affiche différemment d’un poste à l’autre.
- Un poids raisonnable, sous les deux mégaoctets par fichier. Certaines messageries d’entreprise refusent les pièces lourdes sans prévenir l’expéditeur.
- Des accents et espaces évités dans le nom du fichier, qui survivent mal à certains systèmes.
À qui adresser le mail quand aucun nom n’est donné ?
« Bonjour » convient dans la quasi-totalité des cas et ne choque personne. « Madame, Monsieur » reste correct dans les contextes formels, l’administration et les cabinets.
Ce qu’il ne faut pas faire, c’est inventer un destinataire à partir d’un nom trouvé sur LinkedIn sans certitude qu’il s’occupe de ce recrutement. Se tromper de personne fait plus mauvais effet qu’une formule neutre, et l’erreur est irrattrapable.
Quand l’annonce donne un nom, utilise-le, et vérifie l’orthographe : c’est un détail qui se remarque.
Quand faut-il envoyer le mail ?
Le moment compte moins qu’on ne le dit, mais deux réflexes évitent des mails perdus.
Envoie en journée, en semaine. Un mail expédié le dimanche soir arrive en tête d’une boîte qui se remplira de trente messages avant le lundi neuf heures.
Ne t’interdis pas pour autant d’écrire quand tu es disponible : la plupart des messageries permettent d’envoyer en différé, ce qui règle la question sans attendre.
Un mail n’ayant pas d’accusé de réception automatique, note la date d’envoi quelque part. Elle servira au moment de décider s’il faut relancer, ce que détaille notre article sur le délai de réponse et la relance.
Comment vérifier que le mail est bien parti ?
Trois vérifications valent la peine, parce qu’un mail perdu ne le dit pas.
Les pièces jointes sont réellement attachées. L’oubli est le plus courant et le plus visible ; certaines messageries préviennent quand le mot « ci-joint » apparaît sans fichier, d’autres non.
Le message est dans les envoyés, et pas resté en brouillon.
Aucun retour d’erreur n’est arrivé dans les minutes suivantes. Une adresse mal recopiée produit un message de non-remise, qu’il faut prendre le temps de lire.
Contrairement à un formulaire de candidature, dont le statut réel est parfois ambigu, un mail se vérifie facilement. La différence est expliquée dans notre article sur comment savoir si une candidature est bien partie.
Ce que Tontaf fait sur les candidatures par mail
L’extension travaille sur les formulaires, pas dans ta messagerie : elle ne rédige pas et n’envoie pas de mail à ta place.
En revanche, la lettre générée à partir de l’annonce se recopie dans le corps du message quand tu préfères ce canal, et la candidature s’ajoute au suivi avec sa date d’envoi, exactement comme une candidature déposée par formulaire. C’est ce qui permet de retrouver, deux semaines plus tard, à qui tu as écrit et quand.